Heimdal Trafikkskole - personvernerklæring

Innledning

Denne personvernerklæringen gjelder for Heimdal trafikkskole AS, en privat virksomhet som driver trafikkopplæring. Erklæringen forklarer hvorfor vi samler inn informasjon om deg, hvordan vi bruker denne informasjonen og hvordan vi tar hensyn til ditt personvern.

Heimdal trafikkskole AS er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger.

 

Kontakt

Kontaktinformasjonen til Heimdal trafikkskole er:

E-post: heimdal@heimdaltrafikkskole.no

Telefon: 72895930

For spørsmål du måtte ha om vår behandling av dine personopplysninger kan du kontakte oss på ovennevnte e-post eller telefon.

 

Personopplysninger

Med personopplysninger menes opplysninger eller vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson.

Som trafikkskole må vi samle inn noen personopplysninger om deg i forbindelse med undervisning. Dette vil være navn, fødselsnummer og kontaktinformasjon. Denne informasjonen gir du selv til oss når du skal starte opplæringen. Adresse hentes fra folkeregisteret gjennom vårt administrasjonssystem TABS. Bakgrunnen for dette er at utført obligatorisk opplæring skal registreres hos Statens Vegvesen, slik at eksempelvis førerkort kan utstedes til rett person når den tid kommer. Disse personopplysningene er også synlige for TABS AS, men holdes internt hos dem og brukes ikke til markedsføring på noen måte. Vi tar ditt personvern på alvor, og deler derfor ikke disse opplysningene med utenforstående.

Underveis i opplæringen føres et personlig opplæringskort om beskriver hva du har øvet på i de forskjellige opplæringspunktene. Detaljert info i dette opplæringskortet holdes mellom deg og trafikkskolen og er i tillegg passordbeskyttet.

 

Behandlingsgrunnlag

Vårt grunnlag for å behandle personopplysninger fremgår av Veitrafikkloven med forskrifter. Vi nevner spesielt Trafikkopplæringsforskriften og Førerkortforskriften.

 

Trafikkopplæring

For å kunne tilby trafikkopplæring er vi avhengige av å samle inn personopplysninger om deg. Når du kontakter oss på telefon, mail, ved oppmøte eller vår hjemmeside trenger vi navn, mobilnummer og fødselsdato for å registrere deg som elev. Vi vil videre hente inn adresse og fødselsnummer gjennom vårt administrasjonssystem TABS som er koblet mot folkeregisteret. Dette trenger vi for å kunne opprette opplæringskort som senere vil sendes elektronisk til Statens Vegvesen for registrering av obligatorisk opplæring. Vi vil også ha behov for epostadresse for å kunne holde kontakt senere.

Personopplysningene vil være lagret i TABS i 5 år jf. Forskrift om trafikkopplæring og førerprøve § 5-6 Opplæringskort.

 

Opplæringskort

Forskrift om trafikkopplæring og førerprøve påbyr bruk av opplæringskort i undervisningen. Dette føres elektronisk i TABS system for booking og administrasjon for trafikkskoler. Opplæringskortet inneholder opplysninger om elevens navn, adresse, fødselsdato, elevnummer og antall undervisningstimer. I tillegg inneholder det informasjon om hva som er øvet på i de enkelte undervisningstimene. Opplæringskortet medbringes under kjøring og kan fremvises for regionvegkontoret dersom det kreves. Spesifikk informasjon om hva som er gjort ved den enkelte undervisningstimen er kun tilgjengelig for de ansatte ved Heimdal trafikkskole AS og benyttes bare når det er nødvendig i forhold til opplæring og administrasjon. Informasjon om utført obligatorisk opplæring vil etter utførelse være tilgjengelig for Statens Vegvesen da dette er pålagt å innrapportere. Opplæringskortet er påbudt oppbevart i fem år.

 

Elevfortegnelse

Forskrift om trafikkopplæring og førerprøve påbyr trafikkskolen bruk av fortegnelse over alle sine elever. Denne inneholder elevens navn, adresse, fødselsnummer, og når eleven begynte og sluttet, samt hvilke deler av den obligatoriske opplæringen som er gjennomført. Denne er

kun tilgjengelig for Heimdal trafikkskole AS ansatte og Statens Vegvesen. Elevfortegnelsen er påbudt oppbevart i fem år.

 

Heimdaltrafikkskole.no og TABSelev.no

«www.heimdaltrafikkskole.no» er utviklet av HK- reklamebyrå AS for Heimdal trafikkskole AS, nettstedet er også koblet til TABSelev.no. HK- reklamebyrå AS og TABS AS er databehandler for Heimdal trafikkskole AS.

Websiden «TABSelev.no» er utviklet av TABS AS og er tilgjengelig for brukere som er kunde hos Heimdal trafikkskole AS som bruker administrasjons- og bookingsystemet TABS. TABS AS er databehandler for Heimdal trafikkskole AS.

 

Opplysninger om deg og din bruk av tjenesten

Informasjon som vises på websiden og/eller som du registrerer på websiden er knyttet til kundeforholdet mellom deg og Heimdal trafikkskole AS.

Opplysninger og annen informasjon du måtte angi på denne websiden via kontaktskjemaet videreformidles til Heimdal trafikkskole AS og mellomlagres ikke hos databehandler HK- reklamebyrå sine servere.

Det er trafikkskolen som er ansvarlig for behandling av dine personopplysninger. Som eier av dine egne personopplysninger har du rett til innsyn i egne opplysninger og har rett til å få data rettet og slettet med visse forbehold.

Har du spørsmål om hvordan dine personopplysninger blir behandlet som du ikke finner svar på her - eller ønsker du innsyn, retting eller sletting av data - kan du kontakte Heimdal trafikkskole AS som er ansvarlig for behandlingen av dine data.

 

Teknisk informasjon 

For å kunne levere tjenesten, for å tilby en best mulig brukeropplevelse til deg og for å kunne tilby support, samler vi inn og behandler en del teknisk informasjon om besøkende på nettsiden. Vår nettstedsutvikler HK- reklamebyrå behandler informasjon om hva slags nettleser du bruker, IP-adressen din, landingsside og besøkshistorikk. Denne informasjonen kan brukes i digitale analyseverktøy for å forbedre nettsiden vår.

Som de fleste nettsteder benytter websiden seg av informasjonskapsler (cookies). En informasjonskapsel er en tekstfil som ved besøk på, eller interaksjon med, en nettside legges i din nettlesers internminne. Websiden bruker informasjonskapsler til statistikk, (Google Analytics) i den hensikt å kunne gjøre nettsidene våre enda mer brukervennlige.

Ved å bruke websiden samtykker du til at vi kan sette informasjonskapsler i din nettleser. Hvis du ikke ønsker å samtykke til dette, kan du administrere bruken av informasjonskapsler i din nettleser. Det kan du lese mer om her (link til: www.nettvett.no )

 

E-post og telefon

Heimdal trafikkskole AS benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle lovpålagte oppgaver etter personopplysningslov og forvaltningslov. Daglig leder der e-posten eller telefonsamtalen mottas har det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng. Relevante opplysninger som fremkommer av sms og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling journalføres.

Våre medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vårt sentralbord. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet. Telia er vår operatør og lagrer denne loggen i to dager. Loggen benyttes ikke av Telia for å kontakte deg. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres. Dette gjelder også dersom ansatte kontaktes på deres personlige telefon. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

 

Annen relevant lovgivning

I tillegg til Personopplysningsloven har blant annet følgende lover og forskrifter betydning for Heimdal trafikkskole AS:

Veitrafikkloven med forskrifter

Arbeidsmiljøloven med forskrifter, som regulerer arbeidsgivers og arbeidstakers plikter og arbeidsmiljøet.

Skatteloven, som regulerer skatteplikt for virksomheter og privatpersoner og opplysningsplikt i den sammenheng.

Folketrygdloven, som regulerer pålagte trygdeordninger for alle som er bosatt i Norge. Herunder økonomiske stønader i forbindelse med sykdom, svangerskap, fødsel, arbeidsløshet, uførhet med mer.

Arkivloven, som gir regler om hvordan arkivskaper skal behandle og oppbevare saksdokumenter.